Content

• Passos
• Consells

Arxivar còpies dels registres mèdics és molt important, ja que aquests documents poden ser útils si decidiu consultar amb altres metges, necessiteu veure’ls a l’hospital, emmalaltir durant el viatge o traslladar-vos a un altre lloc. Tenir a mà les còpies impreses i digitals organitzades sistemàticament permet estalviar temps i garantir una millor assistència mèdica. Els estudis demostren que els pacients cardíacs que mantenen registres mèdics reben una millor atenció, ja que els metges tenen accés a tota la seva història de salut. Aquest és també el cas de les persones que pateixen altres malalties cròniques com el càncer, la diabetis i l’artritis.

Passos

Part 1 de 2: Organització de còpies en paper

1. 

   
   
   Demaneu als responsables de la unitat mèdica l’accés a aquests registres. El primer pas per organitzar les fitxes mèdiques és reunir el màxim nombre de còpies (impreses) del tractament i del diagnòstic amb metges, infermeres, quiropràctics, fisioterapeutes, psicòlegs, etc. La llei garanteix el dret d’accés a determinada informació relativa al vostre estat de salut.
   • Sigueu educats i pacients a l’hora de demanar còpies d’aquests fitxers. Informeu que voleu crear el vostre propi registre. Alguns metges i centres hospitalaris poden dubtar en permetre l’accés a aquests documents per por d’una possible negligència mèdica.
   • És possible que els inscrits necessitin temps per organitzar-los, ja que hi ha la possibilitat que no estiguin en un sol fitxer. Si és així, demaneu una cita per tornar a la ubicació més endavant.
   • La història clínica recull tota la informació assenyalada per cada metge i hospital on us han vist, en un únic fitxer.
   • La llei garanteix al pacient l’accés a la majoria d’informació sanitària (registres mèdics, imatges, resultats de proves, registres financers, etc.). Tot i això, algunes dades són confidencials, com ara avaluacions psíquiques (notes fetes per un professional de la salut mental durant el tractament) i documents per utilitzar-los en processos civils o penals.

2. 

   
   
   Conserveu una còpia de tots els documents. Un cop obtingueu la informació desitjada de l’hospital, feu-ne una còpia. La història ha de contenir còpies dels resultats de totes les proves i exàmens de laboratori, diagnòstics, informes de tractament, radiologies, declaracions d’assegurança mèdica i recomanacions mèdiques de tots els hospitals visitats. Probablement sigui l’equip d’assistència qui copiï els documents originals.
   • Tot i que es lliuren tots els documents necessaris, els originals es presenten a les mateixes institucions mèdiques. Tingueu en compte que els pacients només tenen dret legalment a obtenir-ne una còpia.
   • Els hospitals tenen dret a cobrar-los una tarifa, així que assegureu-vos de consultar el preu. Possiblement es cobrarà una tarifa per cada pàgina o una tarifa fixa per imprimir tot el fitxer.
   • Probablement haureu de signar un formulari d’autorització a totes les clíniques que sol·liciten el registre mèdic.

3. 

   
   
   Organitzeu les còpies col·locant-les a una carpeta. Quan rebeu la història clínica, separeu-los en carpetes diferents per a cada hospital o metge consultat. A continuació, organitzeu-los en ordre cronològic, des de la primera visita fins a la més recent. Aquest tipus d’organització fa que es pugui trobar informació específica de manera ràpida i senzilla. Podeu practicar tres forats a la vora esquerra dels fulls i col·locar-los en un enquadernador de tres anells o bé utilitzar un quadern de cargol per arxivar aquests documents (amb separadors per a cada membre de la família o un enquadernador individual per a cada un).
   • Utilitzeu separadors de diferents colors per identificar cada metge o hospital. A més, organitzeu els noms dels metges per ordre alfabètic.
   • Reforceu els anells de la carpeta de carpeta on s’emmagatzemen els vostres documents, sobretot si s’han analitzat massa sovint.
   • Els documents relacionats amb la sol·licitud i el pagament de l'acord s'han de conservar durant un període mínim de cinc anys i les declaracions d'impostos durant almenys set anys.

4. 

   Creeu un índex, mitjançant un processador de text per ordinador, per organitzar els registres mèdics. Aquesta característica descriu la informació en ordre cronològic o alfabètic, cosa que facilita molt la cerca de dades. Imprimiu l'índex en un paper més resistent per evitar que es trenquin o es desgastin.
   • Trieu un tipus de lletra gran i llegible per a la pàgina d'índex: res de fantàstic ni artístic (recordeu, no es tracta d'un bloc de notes).
   • Si cal, busqueu ajuda a Internet sobre com crear un índex per imprimir.
   • També podeu utilitzar les taules en blanc que vénen amb els separadors d’aglutinants.

5. 

   Conserveu l’aglutinador / portàtil en un lloc segur. Després d’haver arxivat tots els documents mèdics, guardeu les carpetes en un prestatge o armari de claus, fora de l’abast de nens i mascotes. Tenir aquests registres arxivats a casa us permet llegir i entendre el que s’escriu quan vulgueu. A més de sentir-se controlat per la seva salut, poder triar el millor tractament.
   • Per emmagatzemar la carpeta amb les còpies impreses de manera més segura, col·loqueu-la dins d’una caixa forta o ignífuga.
   • Pot ser més accessible mantenir els fitxers a prop de l'escriptori de l'ordinador. Vegeu a continuació com protegir documents en plataformes digitals.

Part 2 de 2: Registre de còpies electròniques

1. 

   Escaneja els registres mèdics. Després d’emmagatzemar totes les còpies impreses, també les heu d’escanejar en format digital. Això evitarà que es perjudiquin o es perdin els registres, una realitat preocupant per a aquells que viuen en zones amb un alt risc d’inundacions, esllavissades i altres desastres naturals.
   • La majoria d’impressores tenen una funció d’escaneig, de manera que no es necessita cap altre equip.
   • Després d'escanejar, creeu una carpeta amb el nom "Expedients mèdics" i, posteriorment, subcarpetes per a cada hospital / metge visitat. A continuació, arrossegueu els fitxers a les ubicacions adequades.
   • Com a alternativa, registreu les dades de cada còpia impresa a mà a l’ordinador (escrivint), però, això triga molt més que escanejar els documents.

2. 

   Compra el teu propi programari per al registre de documents mèdics. Conèixer un processador de textos és un bon començament, però també és bo conèixer els programes per a aquest tipus específic de fitxers. Encara haureu d’escanejar totes les còpies, però aquest programari funcionarà amb tota l’organització.
   • El preu aproximat varia entre R $ 80,00 i R $ 230,00, i alguns inclouen assistència tècnica en línia.
   • Cerqueu el programa que millor s’adapti al vostre pressupost i al vostre nivell de coneixement informàtic. Algunes empreses ofereixen fins i tot proves gratuïtes durant un període limitat.
   • Independentment de com organitzar els fitxers, és important fer-ne una còpia de seguretat, és a dir, copiar-los en un CD, un HD extern o un disc pen.

3. 

   Cerqueu registres mèdics en línia. Algunes institucions sanitàries, així com hospitals i agències d'assegurances, ofereixen registres en plataformes a les quals es pot accedir remotament. Dit d’una altra manera, emmagatzemen la història clínica, amb el vostre permís, en una base de dades segura. Per tant, és possible accedir-hi sempre que vulgueu mitjançant ordinador o telèfon mòbil. Si aquest és el cas del vostre hospital, aquesta instal·lació, a més d’estalviar temps, evita la molèstia d’haver d’escanejar còpies en paper.
   • Probablement haureu d’accedir a la història clínica mitjançant les vostres pròpies aplicacions o programes. Demaneu recomanacions al vostre metge o al personal de suport de l’hospital.
   • Si us preocupa la seguretat de la vostra informació personal, demaneu que les dades no s’emmagatzemin a plataformes en línia.

4. 

   Emmagatzemeu el vostre historial de salut en línia. En escanejar aquests documents, una altra opció per arxivar-los són els llocs d’emmagatzematge, o fins i tot “emmagatzematge al núvol”. És possible que l’agència del pla de salut o el propi hospital proporcionin al pacient accés gratuït a aquestes plataformes. A més, hi ha diverses empreses que proporcionen llocs d’emmagatzematge digital de forma gratuïta o de pagament, com ara Google Docs.
   • Amb el vostre permís, els familiars i els metges podran accedir al registre sanitari personal sense la necessitat de portar carpetes amb còpies en paper.
   • Quan utilitzeu qualsevol tipus de plataforma en línia, assegureu-vos que les contrasenyes estiguin protegides.
   • Recordeu que heu de memoritzar la informació d’inici de sessió i contrasenya dels llocs que s’utilitzen per emmagatzemar.

Consells

• Un historial mèdic complet proporciona als nous metges informació precisa i important que assegurarà el millor tractament possible.
• Comenceu a registrar documents tan aviat com sigui possible. En sortir d’una cita o laboratori, guardeu els registres. Això us estalvia temps i esforç per reunir tota la informació més endavant.
• Les lleis de registre mèdic varien segons la ubicació. Consulteu la normativa del vostre país, estat i municipi.
• Els registres mèdics us poden ajudar a gestionar millor les assegurances mèdiques, les assegurances de vida i altres.
• Quan demaneu a l'hospital que organitzi la història, especifiqueu quins necessiteu; en cas contrari, podran copiar tota la informació disponible i cobrar-vos-la.
• Penseu a guardar les còpies escanejades en un dispositiu USB portàtil o en un disc dur extraïble i emmagatzemar-les en un lloc segur.