Content

• Passos
• Preguntes i respostes de la comunitat

Altres seccions

Els administradors i els líders d'equips efectius supervisen activament els seus empleats de diverses maneres per assegurar-se que els professionals amb un rendiment baix siguin disciplinats ràpidament i es premiïn amb un rendiment alt. La supervisió dels empleats també us pot ajudar a identificar àrees en què els empleats perden temps o recursos de l'empresa en qüestions privades. Amb el programari adequat, podeu bloquejar llocs web inadequats o no aplicables a les operacions comercials. La supervisió dels empleats amb èxit, sense causar friccions innecessàries a l'oficina, hauria de ser l'objectiu d'un gerent eficaç.

Passos

Mètode 1 de 4: definir expectatives

1. 

   Creeu una explicació per escrit de les vostres polítiques. Les vostres polítiques només seran efectives si s’expliquen en termes clars en un manual o guia dels empleats. Aquesta guia hauria de ser fàcilment accessible per a tots els empleats i definir quines són les vostres polítiques i què es farà en cas que no es compleixin. Per a qualsevol política de supervisió que tingueu, com ara la supervisió per Internet o per telèfon, us recomanem que també expliqueu el procés de reflexió que va conduir a les vostres polítiques. Explicar per què ho feu ho pot ajudar a reduir la desconfiança dels empleats causada pel seguiment de les seves activitats.
   • Estableix polítiques clares sobre el cronometratge, les hores facturables (si s’escau), les trucades telefòniques personals i l’ús personal d’Internet a la feina. Animeu els empleats a fer pauses les 24 hores del dia quan correspongui.

2. 

   
   
   Assegureu-vos que els empleats siguin conscients d’aquestes polítiques. Si es realitza algun tipus de control més enllà de la facturació estàndard sobre el progrés, com ara si utilitzeu un control telefònic o per Internet, haureu d'informar directament els vostres empleats. Mantingueu una reunió o envieu un missatge de correu electrònic massiu per explicar els canvis en la política de supervisió i explicar exactament quan i com es registrarà, desarà i suprimirà la informació.
   • En alguns estats, com Connecticut i Delaware, teniu obligació legal d'informar els vostres empleats de qualsevol control d'Internet.
   • Fins i tot si no esteu obligats a informar els vostres empleats sobre la supervisió, és possible que hi hagi reaccions negatives si no els ho expliqueu i ho descobreixen per si soles.

3. 

   
   
   Seguiu exactament les directrius disciplinàries. Quan un empleat no compleixi les vostres polítiques, assegureu-vos que es prenguin les mesures disciplinàries establertes per a aquesta infracció. Assegureu-vos d’aplicar les polítiques per igual a tots els empleats. Tingueu clares les vostres intencions. Documenta l’acció disciplinària i fes que l’empleat signi plans disciplinaris. Si no seguiu correctament aquestes directrius, els empleats creuran que les vostres polítiques ben definides no s’aplicaran realment.

4. 

   
   
   Mantingueu les vostres polítiques dins de la raó. No registreu-vos massa sovint ni instaureu polítiques d’Internet excessivament limitades. Un cap entremaliat pot disminuir la moral i fer que els empleats se sentin nerviosos. Centreu-vos en els resultats en lloc del procés. Si un empleat està produint un bon treball i treballa bé en equip, no tingueu en compte els detalls.
   • Doneu més llibertat al vostre personal de nivell superior. Tot i que pot ser adequat donar a un ajudant temporal o administratiu que tingui poca inversió al vostre negoci un equip que tingui un espai obert que pugueu controlar, el personal de nivell superior esperarà confiança.
   • La llibertat de treballar a la seva manera probablement farà que el personal de nivell superior sigui més productiu, ni menys.

Mètode 2 de 4: avaluar la productivitat

1. 

   Feu el registre dels vostres empleats. De tant en tant, visiteu el personal a la seva pròpia oficina en un horari no programat. Si un membre del personal "fa clic" amb freqüència des d'una finestra quan entra o penja el telèfon, potser haureu d'expressar alguna preocupació. Veure personalment els empleats també us pot ajudar a oferir crítiques constructives pel seu treball.

2. 

   Demaneu una explicació sobre què ha estat treballant un empleat. Una manera senzilla de fer comptes als empleats és mantenir converses periòdiques amb ells sobre com va la seva feina. Pregunteu-los què han fet des de la vostra última conversa, feu-los més preguntes i avalueu les seves respostes a mesura que es desenvolupa la conversa. Demaneu detalls i evidències tangibles dels resultats.

3. 

   Feu que els empleats documentin el seu propi treball. Feu que el vostre empleat registri el seu progrés laboral en registres d’activitats, llistes de comprovació o informes de progrés. No obstant això, els informes no han de ser excessivament pesats ni "ocupats", sinó que han d'encoratjar tant els membres de l'equip com la direcció a mantenir-se en contacte i a la mateixa pàgina. No tingueu por de demanar proves de treball descrites en un informe quan parleu amb l’empleat.

4. 

   Avaluar les obres en curs. Si us preocupa la productivitat, demaneu proves concretes de rendiment mesurables i limitades en el temps. Si un empleat és cap de projecte, fixeu fites, però també demaneu plans i terminis per al projecte. Consulteu amb la resta de personal per assegurar-vos que tots els membres de l'equip del projecte es comuniquen. Feu un seguiment personal del progrés dels projectes a llarg termini i avalueu-ne l'exactitud i l'exhaustivitat.
   • Per exemple, podeu supervisar les entrades de dades d'un empleat assignat a gestionar una base de dades. Podeu avaluar la puntualitat de les entrades, la seva precisió i la seva adhesió a les directrius de l’empresa.

5. 

   Pregunteu als altres sobre les interaccions dels empleats. Pregunteu a proveïdors, clients i altres empleats sobre les seves interaccions amb un empleat determinat per obtenir una imatge del comportament d’aquest empleat. Tot i això, necessiteu una manera d’augmentar l’objectivitat d’aquestes observacions perquè els empleats no estiguin representats injustament. Quan sol·liciteu aquesta informació, demaneu informació sobre la interacció en lloc d’impressions. Demaneu descripcions de les interaccions en lloc d’avaluacions. I mantingueu sempre la ment oberta; mai no se sap quan es fa tergiversar un empleat.

Mètode 3 de 4: Seguiment de l'activitat en línia

1. 

   Trieu un programari de monitorització. El programari de monitorització es pot configurar de diverses maneres. El primer que cal tenir en compte és establir un sistema complet amb un servidor. Això inclourà protecció antivirus i malware, i també supervisió dels empleats. Si no disposeu de personal de TI per mantenir l’equip, podeu utilitzar un servei basat en el núvol com Trend Micro Business Security o Symantec Cloud per obtenir aquests serveis. Aquests serveis no són tremendament cars; esperen pagar uns 150 dòlars anuals.
   • Si només intenteu fer un seguiment de l'ús de la web dels empleats i bloquejar alguns llocs, es farà un paquet de programari més senzill. Aquest servei serà més barat i us permetrà controlar i filtrar pàgines web, veure pulsacions de tecles i capturar captures de pantalla. Per exemple, Interguard Sonar proporciona aquests serveis.
   • En alguns casos, fins i tot és possible obtenir sistemes de seguiment rudimentaris de forma gratuïta. Per exemple, ActivTrak controla el trànsit web del sistema i us genera un informe mensual.

2. 

   Bloquejar llocs web perjudicials o inadequats. Els empresaris tenen dret a controlar quines pàgines web visiten els seus empleats i a bloquejar els llocs web que considerin poc importants per a les operacions comercials, inadequades o potencialment perjudicials. Principalment, els empresaris bloquegen determinats llocs web per assegurar-se que els empleats siguin productius, com ara bloquejar Facebook o llocs de comerç de valors que els distreguin, o per assegurar-se que els empleats no estiguin assetjant companys de treball o cometent espionatge corporatiu.
   • Els empresaris també poden bloquejar llocs considerats pornogràfics o odiosos.
   • Alguns paquets de supervisió permeten establir límits de temps en determinats tipus de llocs web, per exemple, permetent una quantitat determinada de temps cada dia a les xarxes socials.
   • Quan observeu que els vostres empleats visiten un lloc web no relacionat amb el treball amb freqüència, bloquegeu-lo i envieu un correu electrònic per recordar-los que estan a l’hora de la companyia.

3. 

   Superviseu el correu electrònic. El control dels correus electrònics és més difícil de justificar pels empresaris. Abans de llegir els correus electrònics dels empleats, els empleats haurien de ser avisats de la política que permet llegir els seus correus electrònics. A més, l’empresari sol necessitar un motiu per a la sospita que els va portar a llegir els correus electrònics, com un incident documentat amb aquest empleat. També és difícil per als empresaris justificar la lectura de correus electrònics si originalment afirmaven que els correus electrònics serien confidencials.

4. 

   Assegureu-vos que compliu la llei. Algunes mesures de control poden interferir amb el dret a la privadesa dels vostres empleats. Consulteu amb un advocat laboralista abans d’instal·lar el programari de control. Assegureu-vos que hi hagi documentació escrita sobre el programari signada pels empleats i que tothom entengui per a què serveix el programari.

Mètode 4 de 4: Institució d’altres tipus de control

1. 

   Gravar converses telefòniques. La llei federal permet als empresaris controlar les converses telefòniques dels empleats. Tot i això, això només és cert per a trucades relacionades amb empreses, com ara les que tenen clients o proveïdors. Generalment, no es permet a un empresari supervisar les trucades personals i ha de deixar de registrar i supervisar la trucada quan s’adoni que és personal. L'única excepció a això és si les trucades telefòniques personals estan explícitament prohibides per la política de lloc de treball.
   • El registre i el seguiment dels missatges de veu només s’han de fer amb justificació, com una sospita documentada de mala conducta.
   • Les converses telefòniques es poden enregistrar mitjançant claus de telèfon o un sistema de gravació electrònica. En alguns casos, això es pot relacionar amb el vostre altre programari de supervisió.

2. 

   Configureu la videovigilància. Normalment, les empreses utilitzen la videovigilància per dissuadir els clients de robar productes. No obstant això, algunes empreses també utilitzen la videovigilància per assegurar-se que els empleats siguin productius i no infringeixin les polítiques de l'empresa. Supervisar els empleats d’aquesta manera us pot proporcionar evidències imparcials de mala conducta dels empleats i també els pot motivar a treballar amb més diligència. Tanmateix, la sensació constant de ser observats pot fer que els empleats se sentin incòmodes i provocar una disminució de la moral. Per aquests motius, tingueu en compte els avantatges i els inconvenients abans d’utilitzar la videovigilància.
   • En molts estats, la videovigilància també està regulada acuradament per la legislació estatal. Consulteu les vostres lleis estatals abans d’implementar aquest tipus de control.
   • La captura de vídeo dels empleats que realitzen determinades activitats, com ara utilitzar el lavabo o canviar-se, sempre és il·legal i pot comportar sancions penals.

3. 

   Feu un seguiment de les ubicacions dels vostres empleats. Algunes aplicacions, com Xora i TSheets, permeten als empresaris fer un seguiment del moviment dels empleats a través dels seus telèfons intel·ligents. Normalment s’utilitza per entrar o sortir a l’hora i és legal si l’empleat dóna el seu consentiment. No obstant això, es fa un seguiment d'alguns empleats les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana amb el programari, cosa que els podria donar motius legals per demandar els seus empresaris per incompliment de la privadesa. Si implementeu aquest tipus de política, consulteu un advocat per assegurar-vos que ho feu legalment.
   • Les empreses de transport marítim o de conducció també poden utilitzar rastrejadors en vehicles per garantir que els conductors es mantinguin en ruta. Aquesta és una pràctica habitual i generalment acceptable.

Preguntes i respostes de la comunitat

Gestiono un equip format per 4 membres. Quina eina de seguiment horari recomanaria?

M'agradaria recomanar el seguiment de WebWork. L'utilitzo per a les necessitats de control del meu equip des de fa 7 mesos. És bastant fàcil d’utilitzar i té moltes funcions útils, com ara nivells d’activitat, captures de pantalla, informes, factures, etc. Més encara, és més assequible en comparació amb altres aplicacions.

Com puc fer informes diaris?

Podeu provar un programari de supervisió i gestió tot-en-un. Recopilarà el resum diari de tots els empleats i exportarà un informe diari, setmanal o mensual que podeu comprovar o descarregar.

L’empresa ha establert una política que ha de vigilar tot el personal quan vagi al camp o fora de l’oficina, i quan en torni. Com puc gestionar aquest problema si el personal es nega a fer-ho?

És difícil obligar els vostres empleats a fer-ho, per què no utilitzeu una altra manera d’aconseguir el vostre propòsit? Podeu provar un programari de monitorització. Pot enregistrar automàticament l’hora d’inici de sessió i tancament de l’ordinador, de manera que seria l’hora d’entrada i sortida de temps que voleu enregistrar. En cas contrari, podríeu amenaçar els vostres empleats que no se’ls pagarà amb precisió si no utilitzen el sistema amb precisió, però haureu de ser previstos per aplicar-ho. Assegureu-vos que el publiqueu legalment i doneu als empleats prou temps per adaptar-se.