Content

• etapes
• 1a part Organitzar-se en el temps i l’espai
• 2ª part Gestió del correu electrònic
• 3ª part Gestionar el temps
• 4a part Mantenir la salut física i mental

En aquest article: Organització del temps i l’espaiManagement del correu electrònic Gestió del temps de gestió de la gestió de la salut física i mental15 Referències

Organitzar-se és una qualitat buscada pels contractistes, ja que és un dels millors actius per proporcionar un treball de qualitat. No obstant això, molts empleats tenen dificultats organitzatives de diferents graus.Si en formes part, sap que hi ha solucions simples i efectives. us ofereix alguns consells per facilitar la vostra vida professional mitjançant una organització millor.

etapes

1a part Organitzar-se en el temps i l’espai

1. 
   

   
   Grava les teves activitats en un diari. Tireu una setmana per valorar cada una de les vostres activitats mentre aneu. Aquesta setmana típica us permetrà tenir una visió general de les vostres tasques diàries. Els podreu classificar segons el temps que requereixen i els objectius que us permetran assolir.

2. 
   

   
   Determineu els pics de productivitat. Algunes persones són més actives durant el matí, mentre que d’altres són més efectives després de dinar. Qualsevol que sigui el millor moment per a vosaltres, aprofiteu-lo per realitzar les tasques més importants i complexes.

3. 
   

   
   
   
   Prioritzeu les vostres tasques. Pren l’hàbit de tenir un diari en format paper o digital. Abans de sortir a la nit o arribar al matí, marca les activitats més importants: informe que s'ha de realitzar en poc temps, preparació d'una cita ... Això et permetrà donar el temps i l'energia necessaris per a cada tasca sense escampar-te. No obstant això, seguiu sent prou flexibles per incorporar nous requisits en cas de canvi de circumstàncies. Si no esteu segurs de la importància relativa d’una tasca, pregunteu detalls al vostre col·laborador o supervisor.

4. 
   

   
   Envieu ràpidament petites tasques. Prioritzar no significa procrastinar! Dit d’una altra manera, si teniu tasques poc importants però fàcilment assolibles, no deixeu-les durant la nit. Tingueu cura d’aquestes petites activitats el més ràpidament possible perquè pugueu centrar-vos en els punts més importants.

5. 
   

   
   
   
   Organitzeu el vostre espai de treball. Tant si teniu una petita oficina com una habitació real, el vostre espai ha de ser propici per a un treball efectiu. Un espai de treball desordenat pot causar estrès i limitar la seva productivitat. No es tracta d’esdevenir un maníac de vàter! Només heu d’agafar l’hàbit de posar ordre a l’escriptori.
   • Guardeu el vostre espai de treball. Desfer-se de tots els fitxers i les escombraries que brollen a la teva oficina. Per contra, classifiqueu curosament les parts importants. Emmagatzema i neteja l’espai de treball tan aviat com tinguis l’oportunitat: durant un període d’activitat, durant una pausa, entre dues tasques ...
   • Netegeu mentre aneu. D’aquesta manera, eviteu acumular papers o restes de menjar al vostre escriptori.
   • Mantingueu les coses al vostre abast: telèfon, bolígraf, coixinet de paper ... Organitzeu el vostre espai de treball perquè sigui el més funcional possible.

6. 
   

   
   Planifica el teu dia. Per organitzar-se eficaçment, cal programar les cites, però també totes les altres tasques professionals com llegir el correu electrònic, escriure informes ... Per exemple, podeu passar un o dos dies de la setmana. vostè i la resta de la setmana a les altres tasques. No intenteu omplir els terminis buits a tota costa. Aprofiteu l’oportunitat per relaxar-vos o pensar en problemes menys immediats. Aquests períodes de baixa activitat també poden predir l’esperat.
   • Utilitzeu un calendari o un calendari. Podeu triar una agenda de paper, un calendari electrònic o aplicacions com ara iCalendar o Google Now.
   • Categoritzeu les vostres activitats. Per exemple, podeu classificar-los per tipus (projecte, esdeveniment, reunió, pausa ...) o per ordre d’importància. Trieu un sistema que us permeti veure les vostres activitats principals d'un cop d'ull.
   • Optimitzar l’ús d’eines digitals. Per exemple, perspectiva es pot utilitzar com una llibreta d’adreces, calendari o llista d’activitats per fer. Mitjançant l’ús de la mateixa eina per planificar la vostra vida professional, guanyes en eficiència.
   • Si és possible, delega part del teu treball. Pot ser difícil carregar un assistent amb tasques assignades o sol·licitar l’ajuda d’un company. Tot i això, això us permet tornar a centrar-vos en les activitats que podeu fer i optimitzar la vostra gestió del temps.

2ª part Gestió del correu electrònic

1. 
   

   
   Si és possible, programa la lectura del correu electrònic. Algunes publicacions poden requerir una connexió permanent amb els teus. Si aquest no és el vostre cas, no llegiu els vostres correus electrònics fins a hores programades durant el dia.

2. 
   

   
   Ordena els teus correus. Marca les converses importants i classifica els teus correus electrònics segons el seu propòsit, el seu remitent ... Utilitzeu les funcions que ofereix perspectiva (carpetes i subcarpetes) o gmail (etiquetes)
   • Esborreu les s mentre es processen Arxiveu les converses i els correus electrònics importants que pugueu necessitar. Tenir una caixa buida, que ha estat llegida i tractada, pot ser un alleujament al final del dia. Si feu que sigui una norma general, assegureu-vos que no us apressem al processament dels vostres correus.

3. 
   

   
   Optimitzar els mitjans de comunicació. Ja sigui entre col·legues o amb parella, no us limitis a una conversa per correu electrònic. La conversa instantània o simplement el telèfon són solucions preferides per a la seva velocitat i contacte humà. Us poden estalviar temps valuós i estalviar-vos l’estrès d’esperar la vostra resposta. A més, és més fàcil intercanviar informació al fil d’una conversa oral que per escrit.

4. 
   

   
   Limiteu les interrupcions laborals extemporànies. És imprescindible fer descansos durant el dia. D’altra banda, interrompre’t enmig d’una tasca per respondre el telèfon o un company que passa per davant del teu escriptori trenca el teu programa de treball i perd el temps. Sense aïllar-te completament, no dubtis a tancar la porta ni deixar el telèfon al contestador automàtic. Un cop finalitzada la vostra tasca, respon a les diverses sol·licituds. Dit això, no feu una norma absoluta amb el risc de presentar-se asocial o inaccessible.

5. 
   

   
   Utilitzeu la tecla informàtica en núvol. Aquesta tecnologia fa possible l'emmagatzematge de grans quantitats d'informació a través d'un servidor remot. Per tant, és barat i millora l'accessibilitat de les dades. Així, es pot treballar des de qualsevol dispositiu sempre que tingui accés a Internet. la informàtica en núvol pot millorar la qualitat del vostre treball i la vostra gestió del temps, ja que us permet treballar més ràpid i de manera més eficient. Aquest servei sol estar disponible com a subscripció pagada per l'empresa. No dubteu en proposar l’ús d’aquesta tecnologia per al vostre servei.

6. 
   

   
   Utilitzeu les funcions que ofereixen els motors de cerca. És possible que ja tinguis l'hàbit de gravar i classificar els llocs dels teus favorits de forma personal. No dubteu a fer el mateix a l’oficina, sobretot si teniu el vostre propi ordinador. Per exemple, els llocs socis corporatius o la informació general són fonts a les quals necessiteu accés ràpid.

3ª part Gestionar el temps

1. 
   

   
   No intenteu fer més d’una tasca alhora. En un món dominat per les tecnologies de la informació i la comunicació, es preveu que els empleats estiguin sempre disponibles i que responguin a totes les peticions al mateix temps. Tots els experts tenen ganes de dir que aquest fenomen de multitasca comporta, al contrari de les aparences, una pèrdua de temps i qualitat de treball. Quan el nostre cervell està saturat d’informació, no té temps per analitzar-ho tot. Així, la realització de diverses tasques alhora augmenta l’estrès i disminueix la capacitat d’anàlisi i concentració. Té més sentit resoldre un problema alhora.

2. 
   

   
   Creeu la vostra pròpia programació. Més enllà de configurar una agenda específica (reunió, esdeveniment, reunió ...), és bo tenir un horari general del vostre dia. Això us permetrà predir pics d’activitat i períodes de descans.
   • Algunes activitats, com ara pensar en un projecte o estudiar el fitxer d’un client, requereixen concentració i anàlisi. Per millorar la vostra eficiència, planifiqueu un temps específic per dedicar-vos a aquest tipus d’activitats. Si canvieu fitxers o projectes, la vostra capacitat intel·lectual pot disminuir, fent-vos menys eficient. De la mateixa manera, les tasques més tedioses com ara llegir correu o informes s’han de limitar en el temps. En cas contrari, es pot sentir avorrit i retardar o retardar l’activitat.
   • Doneu temps addicional per a algunes activitats. De fet, les reunions o cites poden trigar més del previst. Segons la vostra experiència, incloure a la programació un interval de temps superior a la durada anunciada de l’esdeveniment.

3. 
   

   
   Podeu utilitzar una alarma. Pot recordar un esdeveniment, senyalitzar el final del temps assignat per a la realització d'una tasca o simplement donar-li un ritme de treball. Tanmateix, evita fer sonar de manera inesperada, ja que això pot estressar-se sense fer-te més eficient.

4. 
   

   
   No realitzeu les vostres tasques sense un motiu vàlid. Lennui, el cansament, el desig d'abandonar l'oficina abans ... són males raons per ajornar una activitat. Procrastinar és una pèrdua de temps i eficiència real. Tot i això, ha de mantenir-se flexible. Si es produeix un esdeveniment inesperat (reunió d'última hora, revisió d'un fitxer urgent ...), noteu el que heu de fer i reprendre l'activitat més endavant. També podeu configurar una solució alternativa. Per exemple, si no podeu anar a una reunió, prova de configurar una trucada en conferència.

4a part Mantenir la salut física i mental

1. 
   

   
   Feu descansos. Com s’esmenta a l’article, és imprescindible planificar períodes de descans físic i intel·lectual. De fet, fer un descans a la tarda per fer el que no teníem temps de fer al matí no serveix de res. El descans permet fer un pas enrere, apreciar la feina feta i intercanviar amb els companys. A més, ajuda a organitzar i millorar la productivitat millor. Si esteu aclaparats amb la feina, introduïu el període de descans al vostre calendari per no oblidar-lo. Si cal, planifiqueu una alarma.

2. 
   

   
   Dormir prou. Els beneficis del son sempre s’han reconegut. Però molts treballadors no dormen prou. Configureu una rutina per obtenir una bona nit de set o vuit hores.

3. 
   

   
   No et compareu amb els companys. Cadascú té un paper particular que apreheix d’una altra manera. Un mètode d’organització eficaç per a un col·lega no serà necessàriament per a vosaltres. Podeu discutir les bones pràctiques, però heu de trobar el vostre propi sistema.

4. 
   

   
   L’organització és un procés que requereix molt de temps. El vostre calendari s’aplicarà a mesura que treballeu a l’empresa. No intenteu seguir la vostra agenda a tota costa i ser flexible. Comença amb una organització general (oficina ordenada, distribució del temps entre la feina i la pausa ...) per després afinar-la gradualment.