Content

• etapes
• Primera part Comença la carta
• 2a part Escriu el cos de la carta
• Part 3 Acaba la carta
• 4a part Completar la carta

En aquest article: Inicieu la lletra Reduïu el cos de la lletra Completa la lletra Trobeu la lletra14 Referències

Necessiteu escriure una carta comercial? En general, aquest tipus de cartes segueixen una estructura coneguda i fàcil d’aplicar que s’adapta a diversos continguts. Sempre s’ha de datar una carta comercial. A més, hauria de contenir uns quants paràgrafs i informació sobre l’emissor i el receptor. Escriviu el vostre compte i feu els canvis necessaris, si cal, per complir amb els estàndards establerts per la vostra empresa.

etapes

Primera part Comença la carta

1. 
   

   
   Familiaritzeu-vos amb la maquetació. Independentment del contingut de la vostra carta, heu d'aplicar algunes normes de presentació. Cal escriure cartes comercials. Utilitzeu un tipus de lletra comú com "Arial" o "Times New Roman". Si és possible, opteu per paràgrafs encoixinats, que equival a iniciar cada nou paràgraf fent clic a la tecla dues vegades. entrada i no et dediquis.
   • Deixeu un marge de 2,5 cm pels quatre costats.
   • S'ha d'escriure una carta comercial digital amb un tipus de lletra comú. En un missatge de correu electrònic professional, eviteu utilitzar cursius o altres colors que no siguin blanc i negre.

2. 
   

   
   
   
   Trieu un paper adequat. L’e s’ha d’imprimir en un full de mida A4. Si viviu als Estats Units, utilitzeu paper de mida lletra, que és de 216 mm × 279 mm, o 8,5 "× 11". Alguns grans contractes es poden imprimir en fulls de mida legal (216 mm × 356 mm).
   • Si imprimiu una carta per enviar-la, considereu l’ús de paper que tingui al capdavant de l’empresa. Això donarà un toc oficial a la vostra carta perquè el lector veurà el logotip i la informació de contacte de la vostra empresa.

3. 
   

   
   Introduïu la informació sobre l'empresa. Introduïu el nom i l’adreça de l’empresa, escrivint cada element de l’adreça en una línia separada. Si treballeu per compte propi, afegiu el vostre nom al lloc del nom de l'empresa o a la següent.
   • Si la vostra empresa té una capçalera preparada per utilitzar-la, podeu utilitzar-la en lloc d'escriure les dades vosaltres mateixos.
   • Si introduïu l'adreça vostè mateix, justifiqueu-la tant a l'esquerra com a la dreta de la part superior de la pàgina, segons les vostres preferències o les instruccions de l'empresa.
   • Si envieu la carta a l'estranger, escriviu el nom del país amb majúscules.

4. 
   

   
   
   
   Indiqueu la data. Per a més rigor, escriviu la data completa. Per exemple: "1 d'abril de 2012". En una carta presentada en francès, el lloc i la data haurien d’aparèixer a la part superior dreta de la pàgina.
   • Si la redacció de la seva carta va durar diversos dies, indiqueu la data en què va acabar la carta.

5. 
   

   
   Afegiu la informació del destinatari. Introduïu el nom complet del destinatari, el títol si escau, el nom i l’adreça de l’empresa. Aquesta informació ha d’aparèixer en aquest ordre, amb cada element en una línia separada. Si escau, incloure un número de referència. En una carta presentada als francesos, cal indicar la informació sobre el destinatari a la dreta, amb algunes línies per sota de la data.
   • Per rebre una resposta directament, és desitjable dirigir la carta a una persona concreta. Feu una mica de recerca si ignora el nom del destinatari. Poseu-vos en contacte amb l'empresa per conèixer el nom i el títol de la persona en qüestió.

6. 
   

   
   Trieu un formulari de trucada. Aquesta fórmula serveix per expressar el vostre respecte envers el destinatari. Escollireu la vostra fórmula en funció de si coneixeu el vostre veí o no. També tindreu en compte el grau de familiaritat o formalisme de la vostra relació. Examineu les opcions de la llista següent.
   • Feu servir l'expressió "A qui té raó:" només si no sabeu exactament a qui dirigireu la vostra carta.
   • Si la vostra relació amb el destinatari és superficial, el millor és utilitzar "Senyor" o "Senyora" per evitar una estranya.
   • També podeu indicar el títol del destinatari, per exemple: "Sr. Director".
   • Si coneixeu el destinatari molt bé i si els vostres informes són familiars, podeu utilitzar una fórmula més personal, com "La meva estimada Suzanne".
   • Si teniu dubtes sobre el sexe del destinatari, utilitzeu la fórmula: "Senyores, senyors".
   • No oblideu posar una coma després de la fórmula de trucada o colon (:) després de l’expressió "A qui va bé".

2a part Escriu el cos de la carta

1. 
   

   
   Adopta un to adequat. Segons una dita coneguda, el temps és diners i la majoria dels empresaris odien perdre el temps. Per tant, la vostra carta s’ha d’escriure amb un to curt i precís. Facilitar la lectura anant directament al punt i començant per un paràgraf concis.Per exemple, sempre podeu començar amb una frase com aquesta: "Estic escrivint sobre ...".
   • Eviteu les transicions florals, les paraules pomposes o les frases llargues i sinuoses. En canvi, busqueu el més bàsic de la forma més ràpida i clara possible.
   • Adopta un estil convincent. El més probable és que el vostre objectiu sigui convèncer el vostre lector a fer alguna cosa, canviar d’opinió, corregir un problema, pagar una factura o prendre mesures. Per tant, exposa el teu punt de vista amb convicció.

2. 
   

   
   Utilitza pronoms personals És perfectament correcte utilitzar en una carta comercial els pronoms personals jo, nosaltres i vostè. Quan es tracta de tu mateix, utilitza el pronom personal jo. Utilitzeu el pronom personal, vostè per parlar del destinatari.
   • Compte quan escrigui una carta en nom d’una organització. Si presenteu el punt de vista de l’empresa, heu d’utilitzar el pronom personal nosaltres. Així, el lector sabrà que es tracta del punt de vista de l’empresa. Si expresseu la vostra pròpia opinió, utilitzeu-la jo .

3. 
   

   
   Sigui clar i concis. Informeu el lector amb precisió sobre el tema de la vostra intervenció, perquè us respondrà ràpidament només si la vostra carta és clara com aigua de roca. En particular, heu d'indicar sense ambigüitat si voleu que el destinatari us ofereixi alguna cosa o actuï en una direcció determinada. Expliqueu la vostra posició el més breu possible.

4. 
   

   
   Utilitzeu la veu activa. Quan descriviu una situació o feu una sol·licitud, assegureu-vos d’utilitzar la veu activa en lloc de la de la passiva. El risc de ser ambigu o impersonal, si s’expressa en veu passiva. A més, la veu activa és més senzilla i va directament al punt. Aquí teniu dos exemples.
   • De manera passiva: "Les vostres ulleres de sol no estan dissenyades ni fabricades tenint en compte la força. "
   • Active Way: "La vostra empresa dissenya i fabrica ulleres de sol sense parar atenció a la seva força. "

5. 
   

   
   Estigueu relaxats si cal. Les cartes les escriuen les persones a altres persones. Eviteu les cartes estàndard en la mesura del possible perquè no podreu construir una relació amb algú enviant-los una carta estereotipada. Tanmateix, eviteu expressions col·loquials o d'argot, com ara "s'ha de dir" per a "s'ha d'admetre" o "diners" per "diners". Manteniu un estil professional, però amable i amable.
   • Si coneixeu bé el destinatari, és possible incloure una fórmula amable per expressar la vostra salutació.
   • Utilitzeu el sentit comú per determinar els aspectes de la vostra personalitat que revelareu. De vegades, una mica d’humor facilita la relació comercial, però cal anar amb compte abans d’explicar una anècdota.

6. 
   

   
   Sigui cortesà. Cal ser-ho, encara que escrigui una queixa o una carta de queixa. Examineu la posició del destinatari i ofereu-li, en un to acollidor i afable, fer allò que podeu dins d’uns límits raonables.
   • Per exemple, es podria escriure una queixa impolida de la manera següent: "Crec que les vostres ulleres de sol són tan pobres que vaig decidir no comprar-ne més. D’altra banda, una afirmació cortesana seria així: “Estic decebut amb les vostres ulleres de sol i vaig decidir emmagatzemar-me amb altres proveïdors en el futur. "

7. 
   

   
   Utilitzeu a segona pàgina a la capçalera de les vostres pàgines addicionals. La majoria de cartes comercials han de ser prou concises com per adaptar-se a una pàgina. Però si la vostra carta és més llarga, com ara un contracte o conclusions legals, potser necessiteu pàgines addicionals. Utilitzeu a segona pàgina capçalera, feta del mateix paper que la primera pàgina, però normalment amb una adreça abreujada.
   • Escriviu el número de pàgina a la segona i posterior pàgines a la part superior de la pàgina. També podeu incloure el nom i la data del destinatari.

8. 
   

   
   Lligar-ho tot. A l’últim paràgraf, resumeix els punts que haureu abordat al cos de la carta i indiqueu clarament el vostre pla d’acció o el que espereu del destinatari. Suggereixi que es posi en contacte amb vosaltres si té alguna pregunta o preocupació. Agraïu al destinatari l’atenció que ha prestat a la carta o pregunta que s’està considerant.

Part 3 Acaba la carta

1. 
   

   
   Trieu un formulari de cortesia. En conclusió, com en les formes d’apel·lació, és mostrar respecte i formalisme. Podeu triar, sense córrer el risc d’enganyar-vos, una fórmula com ara: “si us plau creieu (senyor) per assegurar la meva distinció consideració” o “us prego que expresseu (senyor) l’expressió dels meus devots sentiments. De la mateixa manera, si es tracta d'un correu electrònic, considereu l'ús de frases com "cordialment", "respectuosament" o "sincerament", que són menys formals, però acceptables.

2. 
   

   
   Signa la carta. Voleu unes quatre línies abans de signar la vostra firma. Imprimeix la teva carta abans de signar-la. És millor utilitzar tinta blava o negra. Si envieu la vostra carta per correu electrònic, escanegeu-ne la signatura i poseu-la a la part corresponent de la carta.
   • Si signes la carta en nom d’una altra persona, escriviu “p. pàg. : »Abans de la vostra signatura. Aquesta és l'abreviatura de l'expressió "per proxy", que significa "en lloc de" o "en nom de".

3. 
   

   
   Escriviu el vostre nom i informació de contacte Sota la vostra signatura, introduïu el vostre nom, títol, número de telèfon, adreça de correu electrònic o qualsevol altra informació de contacte aplicable. Escriu cada element en una línia independent.

4. 
   

   
   Afegiu les inicials del mecanògraf. Si algú que no sigui l'autor va escriure la lletra, podeu afegir les inicials d'aquesta persona al tauler de signatura. De vegades, algunes empreses demanen incloure les inicials de l’autor de la carta per trobar més fàcilment les persones que han participat en el desenvolupament de la carta.
   • Si només trobeu les inicials del mecanògraf, escriviu-les en minúscula, per exemple: mj.
   • Si inclou l’autor, utilitzeu les majúscules mantenint les inicials del mecanògraf en minúscules, per exemple: RW: mj. És possible separar les dues inicials per una barra, per exemple: MW / mj.

5. 
   

   
   Indiqueu els fitxers adjunts. Si heu adjuntat parts a la vostra carta, escriviu la naturalesa d’aquestes parts, algunes línies sota les vostres coordenades, especificant el nombre i el tipus de peces. Per exemple, escriviu: "Arxius adjunts (2): un formulari, un fulletó".
   • També podeu abreujar l’expressió "Arxius adjunts" escrivint "P. j".

6. 
   

   
   Introduïu els noms dels destinataris. Si envieu una còpia de la carta a una altra persona, heu d'esmentar-la a la carta escrivint l'abreviatura "cc" sota la línia "Arxius adjunts", seguida del nom i el títol de la persona. Aquesta abreviatura significa "còpia de cortesia". També és l'abreviatura de l'expressió "còpia veritable", quan es van escriure les lletres amb paper de carboni.
   • Per exemple, escriviu: "cc: Marie Martin, directora de màrqueting".
   • Si afegiu més d'un nom, alineeu el segon nom amb el primer, però sense la secció "cc:"

4a part Completar la carta

1. 
   

   
   Corregiu la carta. La composició és un element clau per reflectir la vostra professionalitat. Però, heu de corregir els vostres errors per demostrar al destinatari que sou capaços i responsables. Executeu la revisió ortogràfica del vostre programari de processament electrònic, però també llegiu la vostra carta amb cura abans d’enviar-la.
   • Comproveu que la carta sigui clara i concisa. Hi ha paràgrafs que contenen més de tres o quatre frases? Si és així, proveu de suprimir frases que no siguin necessàries.
   • Si la carta és extremadament important, penseu demanar a un dels vostres amics o companys que la llegeixi. De vegades, un aspecte nou pot detectar errors o errades que potser no es nota.

2. 
   

   
   No ratllis la teva carta. Si teniu diverses pàgines, no les grabeu. Si voleu mantenir les vostres pàgines en ordre, podeu adjuntar-les amb un clip de paper superior esquerre.

3. 
   

   
   Envieu la carta. Si envieu la carta per correu electrònic, utilitzeu un sobre de mida comercial. Si és possible, agafeu un sobre que porti el logotip de l'empresa. Registre adequadament l’adreça del remitent i del destinatari. Doblegueu la lletra a la meitat de manera que el destinatari desplegui primer la solapa superior i la solapa inferior. Assegureu-vos que en tingueu prou amb la vostra carta abans d’enviar-la.
   • Si creieu que la vostra redacció és desordenada i no reflecteix la vostra competència professional, introduïu les adreces mitjançant el programa de processament de correu electrònic i imprimiu-les al sobre amb la vostra impressora.
   • Si la carta és extremadament important o urgent, considereu-la entregada per un servei.
   • Si voleu enviar-lo per correu electrònic, convertiu-lo en format "HTML" o PDF per continuar amb la formatada. Tot i això, el millor és enviar la carta impresa en paper.