Content

• Passos

Tots sabem que l’organització a la feina és important; tot i això, aquesta és una batalla interminable per a moltes persones. Ho creguis o no, mantenir-te organitzat no és una tasca tan descoratjadora com sembla. Alguns canvis ràpids d’hàbits i solucions contínues poden fer aquest procés més fàcil del que es podria pensar.

Passos

Mètode 1 de 4: gestionar el vostre espai i el vostre temps

1. 

   Superviseu les vostres activitats. Durant diversos dies, anoteu diverses de les vostres activitats en un diari. Això us ajudarà a veure exactament el que feu sense ni adonar-vos-en i obtindreu una idea inicial dels vostres fracassos organitzatius i de productivitat. A més, hauríeu de realitzar aquest exercici tenint en compte els vostres objectius generals. A través del diari d’activitats, podreu veure quines tasques us poden perdre el temps i quines poden contribuir als vostres objectius.

2. 

   
   
   Determineu els horaris d’alta productivitat. Algunes persones són productives al matí, mentre que d’altres odien la idea de matinar. És possible que ja tingueu en compte les parts del dia que us fan més productives. Independentment de les vostres preferències (nits, matins, migdia o just abans o després de la "hora punta"), aprofiteu aquests períodes per maximitzar la vostra productivitat.

3. 

   
   
   Prioritzar les vostres tasques. Tots sabem que algunes tasques són més importants que d’altres; no obstant això, no sempre els donem la prioritat adequada. Desenvolupeu, per exemple, un sistema que classifiqui les tasques mitjançant recordatoris que incloguin marques com ara banderes o estrelles amb honestedat i flexibilitat. Mantingueu aquests recordatoris a prop de l’ordinador o de l’escriptori, ja siguin virtuals o físics. Dediqueu més temps i energia als elements de màxima prioritat de la llista. Els exemples poden incloure tasques amb terminis curts, com ara les coses que heu de lliurar al final del dia o l'endemà. També podeu prioritzar les respostes a clients, caps o altres que siguin responsables de les despeses generades. I, si no esteu segur de la sensibilitat o la importància d’una tasca, sempre és una bona idea preguntar-la.

4. 

   
   
   Completeu les tasques ràpides immediatament. No cal prioritzar i planificar totes les tasques per a un temps concret. Planificar o programar alguns d’ells pot trigar tant en completar-los. Si és així, i podeu completar aquestes tasques immediatament, gaudiu-ne! Tractar d’aquests obstacles d’aquesta manera també us ajudarà a evitar dilacions.

5. 

   Gestionar el desordre i els materials de treball. Les nostres taules passen fàcilment d’escenes de desordre a escenes de destrucció dignes de pel·lícules, cosa que dificulta l’organització. Algunes persones funcionen fins i tot sota estrictes polítiques de neteja. Tot i que no són essencials, feu alguns passos per netejar l'estació de treball.
   • Reprendre l'ordre. Llenceu les escombraries i arxiveu sistemàticament els materials que necessiteu. Netejar el desordre sempre que sigui possible: durant les pauses o entre les tasques.
   • Netejar la brutícia que es genera immediatament. Per tant, no us haureu de preocupar de netejar més endavant. A més, això evitarà que el trastorn actual es quedi a la taula en el futur.
   • Mantingueu a l'abast dels subministraments que necessiteu. Evidentment, no tot el que us envolta és un signe de desordre. Disposar de les eines que utilitzeu estalvia temps i fa un bon ús del vostre preuat espai.

6. 

   Programar horaris d’activitats i cites. Algunes persones només programen reunions, però no fan llistes d'activitats necessàries. Programar les tasques més importants, així com les cites, pot ser útil. També podeu "agrupar" tasques específiques. Per exemple: programar reunions només els dimarts i dijous. Conserveu també temps lliure al calendari per reservar temps creatiu per a vosaltres mateixos o per acomodar esdeveniments inesperats.
   • Utilitzeu una agenda i un calendari. Aquestes eines poden ser en paper o virtuals, en forma d'aplicacions com iCalendar i Google Now.
   • Separeu les vostres activitats en categories. Classificar o separar les activitats per colors us pot proporcionar recordatoris visuals ràpids de l’important. Aquestes categories poden incloure, per exemple: correspondència, projectes, esdeveniments, reunions, discussions i fins i tot pauses o hores per fer exercicis físics.
   • Optimitzeu la vostra tecnologia. Els calendaris virtuals i les plataformes de correu electrònic, com l'Outlook, poden combinar les vostres llistes de tasques, els vostres contactes i les vostres adreces. Això no només fa que tot sigui més eficient, sinó que també optimitza el vostre procés de pensament.
   • Sempre que sigui possible, delegueu les tasques. Donada la intensitat d’un dia de treball, és fàcil oblidar que no cal fer-ho tot tot sol. Delegeu les tasques a un ajudant o, si esteu especialment atrapats de feines, demaneu a un company que us faci un favor i us ajudi en determinades tasques. Els podeu premiar quan tot estigui més tranquil.

Mètode 2 de 4: tenir cura del vostre correu electrònic de manera sistemàtica

1. 

   Consulteu els vostres correus electrònics a les hores programades. No tothom ha d’enganxar-se a la safata d’entrada, ja que molts missatges rebuts no són tan urgents. Si treballeu en una ubicació que no requereix respostes immediates als correus electrònics, consulteu la safata d'entrada a les hores programades, aproximadament tres o quatre vegades al dia.

2. 

   Arxiva els correus electrònics. Aprofiteu les carpetes i les etiquetes en lloc de deixar que els missatges s’amunteguin a la safata d’entrada. Outlook té carpetes i subcarpetes, mentre que Gmail té etiquetes i diverses safates d'entrada separades. Si sou periodista, per exemple, les vostres carpetes es poden anomenar "Informes actuals", "Informes futurs", "Informes antics", "Entrevistes i fonts" i "Històries i idees".
   • Esborra i arxiva. Arxiveu el correu vell i important i suprimiu la resta. A l'exemple anterior, la carpeta "Informes antics" serveix com a fitxer d'un periodista. Quan comenceu a suprimir missatges de correu electrònic antics, us sorprendrà de la quantitat d’elements que van a la paperera i de la quantitat d’elements emmagatzemats. Algunes persones també els agrada tenir la safata d’entrada buida, no deixar un missatge sense llegir (o deixar cap missatge a la safata d’entrada). A més d'utilitzar carpetes i etiquetes, podeu buidar la caixa mitjançant la funció "Arxiva", suprimir correus electrònics antics durant les pauses a la feina o utilitzar aplicacions d'organització de comptes.

3. 

   Sempre que sigui més eficient, utilitzeu altres formes de comunicació. De vegades, una simple trucada telefònica pot resoldre un problema que requeriria l’intercanvi de deu correus electrònics. Si és així, truqueu a la persona. Si sabeu que l'intercanvi de correus electrònics generarà un debat o implicarà molts missatges, és millor que parleu per telèfon. D’aquesta manera, podreu rebre més detalls, tot evitant un debat llarg i llarg mitjançant missatges electrònics. Fins i tot podeu enviar un correu electrònic a un company o companya i dir-li alguna cosa com ara "Tinc moltes preguntes per a vosaltres sobre aquest tema. Potser hauríem de parlar entre nosaltres. Us puc trucar en cinc minuts?"

4. 

   Limiteu les interrupcions. Tot i que les pauses estratègiques són útils, les interrupcions durant l’horari laboral no ho són. Us poden frenar, trencar el ritme de treball i fer-vos perdre la vostra manera de pensar. Per tant, proveu d’utilitzar missatges de veu i escrits especials quan sàpiga que esteu massa ocupat. Aquestes eines no s’han d’utilitzar només quan no esteu a l’oficina; es poden utilitzar quan us enganxeu amb les tasques. Molta gent també utilitza la política de "porta oberta", però no cal que deixeu la vostra habitació oberta tot el temps. Fins i tot podeu deixar una nota amable a la porta que digui alguna cosa com ara "Estic enmig d'una trucada" o "Estic ocupat. Torneu més tard o envieu un correu electrònic".

5. 

   Utilitzeu els serveis de "núvols". Es pot considerar el servei al núvol (també conegut com a "computació al núvol"), ja que és més barat, escalable, eficient i fàcil d'actualitzar. El contingut que aquests núvols ofereixen pot ser especialment útil, ja que s’hi pot accedir des de diversos dispositius: ordinadors, tauletes, telèfons intel·ligents, etc. L’emmagatzematge al núvol també serveix com a forma principal o secundària de fer còpies de seguretat digitals. Consulteu la persona responsable de TI o programari al vostre lloc de treball. És possible que ja tingueu una quantitat d'espai lliure als núvols (o fins i tot podeu comprar aquest espai per petites quotes anuals).

6. 

   Utilitzeu els preferits d'Internet. Els millors navegadors permeten afegir adreces d'interès: quan deseu i organitzeu adreces de correu electrònic que visiteu amb freqüència per accedir-hi fàcilment i ràpidament. Aprofiteu-los per no oblidar-vos dels llocs web importants que contenen notícies o informació del sector.

Mètode 3 de 4: Aprofitant el temps

1. 

   Eviteu practicar diverses tasques simultàniament. En aquest sentit, la majoria d’experts tenen opinions similars. Tot i que pot semblar ràpid i divertit a la televisió, la pràctica simultània de diverses tasques ("multitasca" o "multitasca") no és eficient i pot afectar la vostra eficàcia organitzativa. Trieu dedicar la vostra atenció completa a una tasca a la vegada; finalitzeu-lo i continueu amb el següent element de la llista.

2. 

   Crea un calendari o un calendari per a tu mateix. Afortunadament, la majoria de feines no requereixen que ho programeu específicament per al vostre dia. Tanmateix, pot ser útil mantenir un horari bàsic de moments destacats i els esdeveniments i tasques més importants del dia.
   • Estableix límits de temps per a determinades activitats. Algunes tasques no requereixen aquests límits, però d’altres han de tenir paràmetres de temps per tal de millorar la vostra productivitat. Penseu en les activitats del dia a dia que solen trigar més de l’habitual i doneu-los terminis específics en el futur.
   • Dediqueu temps addicional per a altres activitats. Algunes activitats, com és possible que hagueu après de l’experiència, acostumen a requerir més temps del previst; no obstant això, això no és necessàriament una cosa dolenta. Deixeu de banda, per exemple, temps addicional abans i després per realitzar aquest tipus de tasques (i especialment per a esdeveniments i reunions importants).

3. 

   Utilitzeu una aplicació de cronòmetre, un cronòmetre físic o una alarma. Aquestes eines poden ser efectives quan s’utilitzen amb moderació. A algunes persones els agrada configurar les alarmes amb 10, 15 o 30 minuts d’antelació per rebre avisos anticipats i preparar-se per a una activitat. També podeu utilitzar recordatoris.

4. 

   Eviteu ajornar les vostres activitats. Pregunteu-vos si aquest ajornament és absolutament necessari o si només és un exemple de postergació. Si creieu que s’està posposant, no posponeu la tasca: acabeu-la alhora. Tanmateix, quan ajornar una activitat és inevitable, memoritzeu el punt en què la vau interrompre i fixeu un altre moment concret per acabar-la. Una altra opció és crear un pla de contingència. Per exemple: si heu de cancel·lar una reunió presencial, és possible que pugueu fer una trucada (mitjançant àudio i / o vídeo) amb la persona.

Mètode 4 de 4: tenir cura de la seva salut física i mental

1. 

   Fer pauses. És important tenir descansos mentals per tal de mantenir-se sa i productiu. Tendim a estar tan submergits a la feina que de vegades no fem pauses, tan essencials. Aquests descansos ens proporcionen la resta que necessitem i milloren la nostra productivitat, però també ens permeten fer un pas enrere i preguntar-nos si estem utilitzant el nostre temps de la manera més eficient possible.

2. 

   Dorm millor. Si no dormim bé, l’endemà ens pot sorprendre, cansar-nos o estar apassionats, cosa que pot minar l’eficiència i els nostres plans de treball. Planifiqueu descansar almenys set o vuit hores ininterrompudes a la nit.

3. 

   No us compareu amb els vostres companys de feina. El treball de la majoria d’aquestes persones és diferent al nostre i tots tenen mètodes d’organització diferents. És possible que un mètode que tingui sentit i sigui eficient per a algú que coneixeu no sigui el millor per a la vostra rutina i viceversa.

4. 

   Accepteu que l'organització és un procés continu. No esperis ser perfecte. L’organització és contínua i requereix una atenció constant. No estareu perfectament organitzats cada dia; tanmateix, una petita comanda us pot fer molt més eficaç.