Content

• Passos
• Consells
• Advertiments

Acabeu de ser elegit o nomenat secretari del comitè al qual pertanyeu. Enhorabona! Saps gravar, preparar i presentar actes? Tant se val si seguiu la bíblia legislativa Actualització de les regles de l’ordre Robert o escrivint minuts en entorns menys formals, aquí teniu els mètodes importants a seguir.

Passos

Part 1 de 4: Preparació prèvia

1. 

   Conegueu les regles de reunió de la vostra organització. Si s’espera que el secretari faci una acta formal, pregunteu si el grup segueix les regles d’ordre de Robert o alguna altra guia oficial. En entorns més informals, pregunteu què s’ha d’incloure a l’acta o com s’utilitzaran.
   • No cal que us familiaritzeu amb les regles d’ordre actualitzades completes, però obtenir una còpia o demanar-ne un préstec pot ser útil per respondre a preguntes específiques.
   • Coneixeu també el vostre paper. Alguns secretaris d’actes no assisteixen a la reunió, mentre que d’altres en prenen minuts i contribueixen a la discussió. Independentment del cas, el secretari no ha de ser algú amb un altre paper important, com ara el facilitador o el president.

2. 

   
   
   Prepareu primer un model. L'acta de cada reunió repeteix informació, de manera que una plantilla crearà un format coherent per facilitar la consulta. Inclou almenys espai per a la informació següent:
   • El nom de l'organització.
   • El tipus de reunió: és una reunió regular, setmanal o anual, una reunió de comitè menor o una reunió amb propòsit especial?
   • Data, hora i lloc. Deixeu espai per a les hores d’inici i finalització (previstes i ajornades).
   • Nom del president o líder de la reunió i del secretari (o substituts).
   • Llista de "regals" i "absents". Tingueu en compte si hi ha un quòrum (hi ha prou gent per votar).
   • Un espai per a la vostra signatura. Com a responsable de l’acta, sempre signareu el vostre treball i pot ser necessària una signatura addicional després de l’aprovació de l’acta, en funció de la política de la vostra organització.
   • Una agenda, si es proporciona. Si el president o facilitador de la reunió no us ha demanat que redacteu una agenda, hauria de tenir-ne una disponible que us ajudi a organitzar les vostres notes sobre la reunió.

3. 

   
   
   Emporteu-vos una llibreta o una llibreta. Trieu alguna cosa amb la qual us sentiu còmode. Si voleu escriure minuts amb freqüència, reserveu una llibreta per a aquest propòsit o creeu una carpeta a l'ordinador.
   • Si heu pres acta en una reunió anterior i encara no s’han enviat a aprovació, porteu-les també amb vosaltres.
   • Tot i que una gravadora us pot ajudar a transcriure els minuts més tard, no substitueix la presa de notes. Si aneu a gravar la reunió, comproveu si tots els presents hi estan d’acord i no cedeu a la temptació de transcriure-la paraula per paraula.
   • L’aprenentatge abreujat accelerarà el procés de presa de notes, però no és necessari poder escriure cada paraula per produir minuts. De fet, heu d’evitar fer-ho.
   • Si se us demana que prengueu notes públicament durant la reunió, utilitzeu un projector o un cavallet de presentació i porteu-les després a casa sense difuminar-les, de manera que pugueu utilitzar-les per introduir els minuts.

Part 2 de 4: Prendre notes sobre la reunió

1. 

   
   
   Repartiu una llista d'assistència. Un cop tothom hi sigui present, distribuïu un tros de paper (o més, per a reunions més grans) amb espai perquè cada persona escrigui el seu nom i la informació de contacte. Podeu utilitzar aquesta llista després de la reunió per omplir la secció de regals del vostre model o adjuntar-la a l’acta completa.
   • Si no coneixeu molts dels presents, dibuixeu una taula de llocs i empleneu-la mentre demaneu a cadascun que es presenti. Tingueu-ho a l’abast quan anoteu una nota, de manera que pugueu trucar a la gent pel seu nom, quan s’escaigui, tal com es comentarà a continuació.

2. 

   Empleneu tota la plantilla que pugueu. Mentre espereu que comenci la reunió, escriviu el nom de l'organització, la data i el lloc de la reunió i el tipus (per exemple, setmanal, reunió especial del comitè, etc.). Quan comenci, anoteu l'hora d'inici.
   • Si no teniu cap plantilla, anoteu aquesta informació a la part superior de les notes.
   • Si es va convocar la reunió amb un propòsit especial o en un moment especial, deseu la nota que es va enviar per notificar-ho als membres i adjunteu-la a l'acta després de transcriure-les.

3. 

   Anoteu el resultat del primer moviment. La majoria de les reunions formals començaran amb una moció per adoptar un ordre del dia, de manera que aquest pas farà servir aquest procediment com a exemple. Si la reunió comença amb un moviment diferent, escriviu tota la informació pertinent:
   • La moció sol escriure's començant per "Jo proposo". Normalment "proposo l'adopció d'aquesta agenda".
   • El nom del propositor (la persona que va proposar la moció).
   • El resultat de la votació. Si és positiu, escriviu "moviment acceptat". En cas contrari, escriviu "moviment rebutjat".
   • Podeu demanar que s’enviïn mocions més llargues per escrit si no podeu escriure-les correctament. Si aquest problema és freqüent, pregunteu entre reunions si es pot oficialitzar aquesta política per a mocions amb més d'un nombre determinat de paraules.
   • Si heu redactat l’ordre del dia, podeu ser el defensor d’aquesta moció i el secretari de l’acta. No hi ha cap problema en registrar les vostres pròpies accions, sempre que sigueu objectius.

4. 

   Anoteu qualsevol altra moció que aparegui durant la reunió. Escolteu atentament totes les discussions, però, tret que s’indiqui el contrari, no les anoteu. Quan es faci un nou moviment, escriviu la informació pertinent.
   • Recordeu que cada moció ha d’incloure les seves paraules exactes, el nom del proponent i el resultat de la votació.
   • Cal recolzar algunes mocions abans de procedir a la votació. Si algú diu "Jo dono suport a la moció" o alguna cosa similar, escriviu el nom d'aquesta persona com a partidari.
   • Si no coneixeu el nom del defensor o necessiteu que es repeteixi la moció, interrompeu la reunió amb educació per demanar-la. Anotar correctament la informació és prou important per garantir una petita interrupció.
   • Si una moció rep una esmena, canvieu les paraules de la moció a les vostres notes. No cal tenir en compte que s'ha produït una esmena, tret que sigui controvertida i susciti moltes discussions.

5. 

   Escolteu els informes i obteniu-ne còpies. Sempre que es llegeixi en veu alta un informe, una notícia o similars, anoteu el nom del document i qui el llegeix o el subcomitè que l’ha redactat. Si un moviment segueix la lectura, anoteu-lo com faríeu amb qualsevol altre.
   • És més pràctic obtenir una còpia al final de la reunió. Preneu una nota per demanar una còpia al lector o al líder de la reunió més endavant i adjunteu-la a l’acta transcrita.
   • Si no hi ha còpies disponibles, observeu on es guarda el document original. És possible que hagueu de demanar aquesta informació després de la reunió.
   • Si un membre fa un informe oral en lloc de llegir un document, escriviu un resum breu i objectiu de l'informe sense entrar en detalls ni citar el ponent literalment.

6. 

   Registre les accions realitzades o marcades. Això inclou comprovar les tasques assignades a la darrera reunió i les noves accions. Algú es va quedar a escriure una carta? Escriviu el nom i les instruccions de la persona.
   • Depenent de la formalitat de la reunió, moltes d'aquestes accions poden caure en la classificació de "mocions". En les reunions menys formals, pot ser que calgui mantenir les orelles obertes per prendre decisions menys clarament organitzades.
   • Esmenta breument el raonament que hi ha darrere d’una decisió, si se’n dóna una.

7. 

   Registre tots els punts d’ordre i decisions. Sempre que es presenta una objecció a un procediment, anoteu l’objecció completa i la seva base, així com tota la decisió del president.
   • Incloeu qualsevol referència a les regles d’ordre de Robert, a les polítiques d’organització o al protocol de l’empresa.

8. 

   Escriviu resums de debats només si se us demana. Oficialment, l’acta registra el que era fet, no el que era ditNo obstant això, compleixi les sol·licituds específiques que us faci l'organització.
   • En gravar discussions, sigueu el més objectiu possible. Incloeu punts específics, no opinions, i minimitzeu l’ús d’adjectius i adverbis. El vostre objectiu és escriure d’una manera seca, factual i tediosa.
   • No doneu noms a persones durant el resum del debat. És especialment important no fer-ho en discussions intenses que us puguin ofendre.

9. 

   Lligueu els extrems al final de la reunió. Escriviu l’hora que va acabar i recordeu-vos de rebre còpies d’informes o recordeu a algú que us els enviï.
   • Feu un cop d'ull a les vostres notes per veure si hi falta alguna cosa o necessiteu aclariments. Si necessiteu preguntar a algú, feu-ho abans que marxi.

Part 3 de 4: Transcripció de l'acta

1. 

   Comenceu aquest procés tan aviat com pugueu. El millor és transcriure les actes oficials immediatament després de la reunió, quan els esdeveniments continuaran sent frescos.

2. 

   Utilitzeu un ordinador per escriure notes per a la reunió. Potser ja ho heu fet si utilitzeu un quadern. Deseu les vostres notes i inicieu un document nou durant els minuts, de manera que pugueu comparar les dues coses una al costat de l’altra.

3. 

   Formateu les vostres notes en paràgrafs organitzats. Cada nova moció, decisió o punt d'ordre ha d'estar en el seu propi paràgraf. En formatar-los, assegureu-vos que:
   • Heu utilitzat l'ortografia i la gramàtica correctes. Utilitzeu un corrector ortogràfic si ho necessiteu.
   • Va utilitzar el mateix temps al llarg del text. Utilitzeu el passat perfecte o el present, però no els alterneu al mateix document.
   • Era el més objectiu possible. La vostra opinió no hauria d'aparèixer a l'acta, ja que voleu crear un registre objectiu que tothom pugui utilitzar.
   • Va utilitzar un llenguatge senzill i precís. Cal substituir qualsevol llenguatge imprecís per paraules precises i eliminar les descripcions embellides.
   • Incloïa només les accions realitzades, no les discussions. A menys que se us demani que escriviu les discussions, concentreu-vos en el que va ser fet, no el que era dit.
   • Va numerar les pàgines per facilitar-ne la referència.

4. 

   Distribuïu un esborrany de l’acta als membres. Envieu-ne una còpia mitjançant la informació de contacte del full d’assistència. Si no teniu aquesta informació, el líder de la reunió hauria de poder contactar-vos.

5. 

   Obteniu l’aprovació de l’acta. És possible que se us demani que el llegiu en veu alta a la propera reunió i que l’envieu a aprovació. Si s’aprova la moció, escriviu-la.
   • Si l’acta es corregeix abans d’acceptar-la, feu canvis al document i indiqueu al final que l’acta s’ha corregit sense descriure les correccions específiques.
   • Si es presenta una moció per corregir l’acta després d’haver estat aprovada, incloeu les paraules exactes d’aquesta moció a l’acta corresponent i si s’ha aprovat o no.

Part 4 de 4: utilitzar una plantilla d'actes de la reunió

1. 

   Aneu a un lloc de plantilla de reunió. Aquestes plantilles prefabricades permetran estalviar temps per organitzar minuts i ajudar a prevenir errors.

2. 

   Dediqueu temps a mirar cada lloc. Utilitzeu les seves funcions de cerca i aneu a través de les opcions per trobar-ne la millor.
   • Si necessiteu un model específic, com ara general o estàndard, cerqueu als llocs web les vostres necessitats específiques i baixeu-los fent clic als botons adequats. Deseu-los en una ubicació fàcil de trobar perquè no els perdeu.

3. 

   Obriu el fitxer. Després de descarregar-lo, descomprimiu-lo i obriu-lo a Microsoft Word o Excel. Per millorar la qualitat i la facilitat d’ús, utilitzeu la versió més recent de Microsoft Word, ja que mantenir-la actualitzada us facilitarà les coses i us permetrà aprofitar les noves funcions.

4. 

   Afegiu el logotip de l'empresa i els drets d'autor a la capçalera. Elimineu el logotip de mostra, però sense llegir prèviament els termes d’ús dels quals heu obtingut el model. Al cap i a la fi, no calen problemes legals, oi?

5. 

   Canvieu el títol. A l'àrea del títol, ressalteu les paraules "Reunió / Grup" i escriviu el títol de la vostra acta.

6. 

   Canvieu el tema (opcional). Per fer el model dels teus minuts més bell i professional, penseu a canviar els colors o escollir un tema ja fet. És fàcil: cerqueu la pestanya "Disseny de pàgina" i seguiu-la fins a la secció "Colors i temes". Allà podeu personalitzar l’aspecte del vostre model i fins i tot fer que coincideixi amb els colors del logotip de la vostra empresa.

7. 

   Anomeneu les seccions de la plantilla. Hi hauria d’haver diversos noms de camp al llarg del model. És possible que necessiteu més o menys, o encara no us agrada com s’anomenen les seccions. Personalitzeu-los per satisfer les vostres necessitats de reunió.

8. 

   Deseu la plantilla a la vostra llibreta perquè pugueu portar-la a les reunions i començar a fer minuts. Si continueu utilitzant Microsoft Office, les coses seran ràpides i senzilles i podreu seguir la reunió encara amb més organització i precisió que abans. Com a alternativa, podeu imprimir la plantilla per escriure-la a mà, però manteniu les altures dels camps per poder posar tanta informació com necessiteu.

9. 

   Reviseu el vostre model. Enhorabona! La vostra plantilla d'actes de reunió s'ha completat.S’espera que la vostra productivitat i precisió durant les reunions augmentin exponencialment, ara que teniu un model per guiar-vos i organitzar els vostres pensaments. Com amb qualsevol projecte, reviseu els detalls per veure si hi ha alguna cosa que falti o sigui confús. Un cop estigueu segur que tot està en ordre, haureu acabat el model i estareu a punt per a les properes reunions.

Consells

• Introduïu l’acta just després d’acabar les reunions, ja que és millor conservar-les mentre els esdeveniments encara estiguin presents. També és important que els participants obtinguin una còpia de les accions que han d’emprendre el més aviat possible un cop finalitzada la reunió.
• Seieu el més a prop possible del líder de la reunió perquè pugueu escoltar-ho tot i demanar aclariments sense haver d’alçar la veu.
• Deseu els minuts en un lloc segur.
• Demaneu a la gent que escrigui les seves mocions perquè no hagin de registrar-les al moment.
• No tingueu por d’interrompre’s i demanar aclariments en qualsevol moment.
• Els minuts són molt importants: es conserven i es poden utilitzar anys després. Si el problema és legal, per exemple, la reputació d'algú pot dependre d'uns minuts.
• Llegiu algunes parts de Actualització de les regles de l’ordre Robert, en particular la secció que parla de ser secretària.
• Escriviu les coses a mesura que passin. Si el mateix tema apareix dues vegades, no l'agrupeu.

Advertiments

• No poseu massa detalls en l’acta. Fins i tot si se us demana que registreu les discussions, mantingueu-les el més breus i objectives possibles. Restringiu-vos a informar només dels punts principals que sorgeixen, o no quedareu desbordats i omplireu els documents amb detalls innecessaris.
• Les interpretacions i sentiments personals de la persona responsable de l’acta no han d’entrar en els registres.
• Si part de la reunió és confidencial, no reportar. En lloc d'això, escriviu que "la junta va informar que la discussió era confidencial. Per tant, no es va registrar".
• Si se us demana que enregistreu un debat confidencial, com ara una reunió entre un advocat i el vostre client, feu-ho en un minut separats i mantingueu-lo allunyat de l’acta de la reunió general. Marqueu-lo com a confidencial i deixeu clar qui hi tindrà accés.