Content

• Passos

L’anàlisi de costos representa una de les quatre avaluacions econòmiques (les altres tres són cost-benefici, rendibilitat i cost-utilitat). El procés de fer-ho, com el seu nom indica, se centra en els costos de la implementació d’un programa sense tenir en compte el resultat final. L’anàlisi de costos és un primer pas important abans de passar a altres tipus d’estudis econòmics a l’hora de determinar si un projecte potencial és possible o adequat.

Passos

Mètode 1 de 3: Definició de l’abast i la finalitat

1. 

   Determinar si és necessària una anàlisi de costos. L’objectiu d’aquest estudi dependrà de la seva finalitat. Per aquesta raó, abans de considerar l'amplitud de l'anàlisi, cal definir quines preguntes hauria de respondre al final.
   • Si feu una anàlisi de costos només per definir el pressupost o planificar el futur estratègicament, pot ser possible incloure tota l'organització a l'estudi.
   • D'altra banda, un propòsit més estricte o específic (com per exemple determinar si la factura o la quantitat d'un servei requerirà una anàlisi de costos relacionada només amb aquests costos particulars).

2. 

   
   
   Identificar la perspectiva de l’anàlisi de costos. A més de determinar els motius de l’estudi, també n’has de saber de part de qui s’analitzaran els costos. Això determina quines dades es recopilaran i com es classificaran.
   • Pot ser que estigui interessat, per exemple, en el cost per als clients d’oferir un servei determinat. Heu de visualitzar els costos des de la seva perspectiva, tenint en compte la quantitat pagada (o que caldrà pagar en el futur) pel servei, el transport a la ubicació i altres problemes.
   • Si només voleu mirar el cost del programa en relació amb l’empresa, només cal mirar les despeses d’organització d’una manera general. També és possible analitzar els costos d’oportunitat, ja que a l’hora de determinar si oferir un determinat producte significa que serà impossible oferir altres programes.

3. 

   
   
   Diferencia les ofertes. La vostra manera de descriure els programes existents determina com es destinaran les despeses a l'anàlisi de costos. Si l'empresa treballa amb programes molt diferents, la divisió pot ser evident. Si se sobreposen o comparteixen recursos, però, haureu d’estipular maneres de separar-les.
   • Els programes que es superposen entre ells es poden analitzar junts, sense separació. Trieu el que tingui més sentit en les operacions de la vostra empresa, evitant duplicar esforços sempre que sigui possible.
   • Per determinar quins programes s’han de separar, mireu els serveis que ofereixen cadascun, així com els recursos necessaris i a qui s’oferiran. Si dos d'ells són idèntics en dues o tres d'aquestes dimensions, és probable que es tractin del mateix programa en l'anàlisi de costos.

4. 

   
   
   Definiu el període a analitzar. La seva forma de classificar i calcular els costos varia tant si l’anàlisi és a llarg termini (mesos o anys) com a curt termini (setmanes o fins i tot una sola sol·licitud).
   • Si voleu decidir si cobreu o no per un servei específic, per exemple, primer heu de determinar els costos de producció. A continuació, fareu una anàlisi de costos a llarg termini per determinar si l'empresa pot superar la possible pèrdua que l'ofereixi.
   • Normalment és millor triar un període per al qual podeu obtenir dades exactes d’ingressos, en lloc d’estimacions. Això ajuda si hi ha plans per utilitzar l’anàlisi de costos com a base per a una avaluació econòmica posterior.

Mètode 2 de 3: Categorització de costos

1. 

   Reviseu els informes anteriors, si hi ha disponibles. Si l'empresa ha fet anàlisis de costos en el passat, utilitzeu els mateixos mètodes o similars per classificar-los. Mantenir aquesta continuïtat permet comparar els informes, fent-los més útils amb el pas del temps.
   • Fins i tot podeu buscar anàlisis de costos per empreses properes que hagin implementat programes o que ofereixin serveis similars.

2. 

   Llista tots els costos directes del programa que s’està analitzant. Aquests inclouen sous i avantatges per als membres de l’equip, subministraments i materials, així com mobles i estructures crucials. Segons el tipus de programa o servei ofert, encara podeu tenir despeses de contracte, llicències o assegurances.
   • Els costos directes són específics per al programa o servei que s’està avaluant en l’anàlisi: no es comparteixen amb altres sectors.
   • Despeses generals com el lloguer, l’electricitat i l’aigua poden suposar un cost directe si el programa o servei té la seva pròpia ubicació.

3. 

   Inclou els costos indirectes. Inclouen salaris i beneficis generals d'administració i gestió, infraestructures, equipaments i qualsevol altra cosa que comparteixin diversos programes o serveis. El que es classifiqui com a cost indirecte dependrà de la forma en què es separen els programes o serveis de l'empresa.
   • Finalment, per calcular els costos d’un determinat programa o servei, cal fer-ne l’assignació.

4. 

   Organitzar els costos per reflectir la finalitat de l’anàlisi. Per al vostre propòsit, el vostre informe hauria de ser útil per a l'empresa. En lloc de confiar en àmplies categories financeres, utilitzeu-ne les que reflecteixin amb precisió la manera com s'utilitzarà l'anàlisi.
   • Entre les categories més habituals, es poden incloure despeses de personal, despeses de funcionament i despeses d’inici. Dins de cadascun d’ells és necessari identificar quines despeses són directes i quines són indirectes.

Mètode 3 de 3: Càlcul de costos

1. 

   Recull informació i registres financers. Per incloure cada tipus de cost a l'anàlisi, anoteu d'on provenen les dades necessàries per calcular-lo. Si cal estimar-ne algun, registreu on s’obtindrà la informació que els faci fiables.
   • Feu servir les dades de cost reals sempre que sigui possible. Això augmenta la utilitat i la fiabilitat de l’anàlisi final.
   • Per obtenir estimacions, busqueu fonts fiables que es puguin aplicar de la forma més específica possible. Si cal estimar el pagament dels salaris, utilitzeu, per exemple, les taxes mitjanes practicades al mercat local en lloc del nacional.

2. 

   Afegiu els costos directes del programa. Amb la informació acumulada fins ara, afegiu sous, subministraments, materials i altres despeses aplicables al programa que s’està analitzant. Amplia’ls durant el període observat per l’estudi.
   • Si feu una anàlisi de costos a llarg termini, calcula les teves despeses directes setmanalment o mensualment, i després amplia-la.
   • Al calcular els costos de personal, recordeu incloure les despeses (o quantitat) dels beneficis que ofereix als empleats actius al programa.

3. 

   Analitzar els costos indirectes del programa que s’està estudiant. Per a aquesta separació, determineu quant es pot dividir cada un entre diferents sectors. A continuació, calcula la proporció d’aquest cost utilitzat pel programa.
   • Suposem, per exemple, que esteu destinant el sou del director de recursos humans. Com que és una responsabilitat de l’àrea de personal, té sentit dividir els sous pel nombre d’individus presents a l’equip. Si hi ha deu empleats en total, dos dels quals es dediquen a analitzar el servei, podeu separar el 20% del sou de la gestió del programa en l’anàlisi de costos.

4. 

   Calculeu la depreciació dels actius. Si s’utilitzen els actius de l’empresa (inclosos mobles, equips o estructures) per implementar el programa o subministrar el servei analitzat, cal tenir en compte la seva depreciació en els costos totals.
   • Calcular la depreciació pot ser un procés complicat. Si no tens experiència en aquest àmbit, compta amb l’ajuda d’un comptador professional.

5. 

   Tenir en compte els costos ocults. Segons l’organització i el programa que s’està analitzant, pot haver-hi despeses addicionals que no apareguessin en cap full de càlcul ni en els informes financers del pressupost. Incloure estimacions d’aquests valors permet que l’estudi tingui una major credibilitat.
   • Si feu una anàlisi de costos del programa d’una organització sense ànim de lucre, per exemple, les despeses ocultes poden incloure la quantitat estimada d’hores de voluntariat, material donat o donació d’espai.
   • Els costos ocults també poden incloure els costos d’oportunitat. L’obertura d’un programa, per exemple, pot afectar la capacitat de l’empresa d’oferir-ne d’altres.

6. 

   Treure conclusions a partir dels resultats. Recordeu la premissa inicial de l’anàlisi de costos i definiu quines accions s’haurien de fer. Podeu incloure projeccions o estimacions de costos futurs associats al programa o servei.
   • Com a mínim, l’anàlisi de costos ha de proporcionar a l’empresa una visió precisa de quant costa dur a terme el programa o oferir un servei determinat.
   • L’anàlisi de costos també pot plantejar altres qüestions, cosa que indica que cal fer més estudis abans de la decisió final.